Avez-vous déjà eu des complications quant à la gestion de certaines tâches? de budget? de deadline? d’organisation?
La gestion de projet n’est pas chose simple. Savoir gérer efficacement vos projets peut faire la différence entre le profit et la perte pour vos revenus.

En réalité, on estime que 9,90% de chaque euro est actuellement gâché en raison de la mauvaise performance du projet. Si votre entreprise freelance ou start-up ne dégage pas une marge bénéficiaire élevée au départ de l’aventure, ceci est ainsi à prendre en considération.

Eviter absolument la perte de temps, la perte d’argent, et la perte des nerfs qui est en général la conclusion générale à une mauvaise gestion de projet.

Objectif : Être mieux organisé et plus productif, surtout si télétravail!

Ayant aujourd’hui milles idées de projets en tête, quelques projets en cours et travaillant 8 heures par jour comme salarié, je sais que l’optimisation de mon temps et de mes projets est la clé pour aider à la réussite. Comme on dit, le temps c’est de l’argent. Et le temps est précieux; très précieux.

En travaillant votre productivité, la gestion de votre temps et de votre organisation, vous pourrez ainsi être plus rentable, réaliser plus d’actions, être plus efficient et moins stressé.

Outils gratuits pour la gestion de projets

Pour cela, j’utilise quotidiennement des outils gratuits m’aidant à y parvenir. De nature stressée et assez désorganisée, l’utilisation de ces outils d’organisation du temps et de mes projets m’aident à être plus réactif, plus organisé et ainsi pouvoir gérer mieux mon temps.

Il existe un logiciel de gestion de projet gratuit qui peut vous aider en vous donnant les ressources nécessaires pour devenir plus organisé et plus efficace avec chaque nouveau projet qui arrive.

Des outils kanban aux applications To Do list, voici les 8 meilleures applications gratuites de gestion de projet pour les équipes avec un budget limité.


Outil de gestion de projet #1. Monday.com (indispensable selon moi!)

Je voulais vous présenter comme tout premier outil la plateforme Monday.com. J’ai découvert Monday.com à travers leur campagne marketing de youtube ads l’an dernier.

A chaque vidéo apparaissait une pub vidéo d’eux. Au début fâché de toujours voir cette pub, j’ai un jour regardé en essayant de voir ce qu’ils proposaient . Leur pub était au final quand même sympa. (faut avouer!)

Puis je me suis laissé tenter, car je suis toujours à la recherche de l’optimisation parfaite de mon temps et de celui de mon équipe au bureau.

Méthode agile

Je l’utilise aujourd’hui au quotidien déjà pour l’organisation de mes tâches de freelance, ainsi qu’au bureau pour la gestion de mon équipe composée de e-commerce managers, équipe design, SEO…

Pour que vous compreniez la force de ce bel outil de collaboration : Monday.com est l’une des meilleures applications de collaboration et de communication pour équipes du marché, si ce n’est la meilleure à mes yeux. Elle synchronise toutes les informations dans un hub unique et accessible, et permet aux membres de l’équipe de prendre ensemble des décisions importantes.

Elle est hyper optimisée, pense à toutes les fonctionnalités que pourrait avoir besoin une équipe de projet, fait en sorte que ce soit simple d’utilisation et vous aide à être le plus organisé et productif possible.

De gros noms l’utilisent au quotidien

Je recommande vraiment cette plateforme. Déjà avant moi de nombreuses équipes de gros noms comme Uber, Ebay, Hulu, Universal etc. l’ont recommandé. Des organisations comme celles-ci ne laissent rien au hasard. Si elles l’utilisent c’est bien parce que celle-ci est puissante.

Elle a aussi gagné de nombreux prix d’excellence : Supreme Software, Expert’s Choice, and Great User Experience Award.

Facile d’utilisation

Que vous ayez déjà utilisé une application similaire ou non, vous pouvez adopter Monday.com sans formation ni préparation. Pourtant, la plateforme a préparé et proposé un certain nombre de supports de formation pour les utilisateurs novices, que vous pouvez trouver sur son site web ou sur la chaîne YouTube.

Ce qui est souvent considéré comme l’avantage le plus distinctif de Monday.com par rapport à des solutions similaires est la capacité de programmation avancée, qui s’applique à la fois à la gestion des tâches et des projets, et qui aide les entreprises à se débarrasser de la lourde paperasserie.

Dans le même temps, c’est cette capacité qui garantit l’absence d’erreurs de saisie manuelle et qui rend la marque encore plus fiable et digne de confiance.

Analyses et rapports efficaces

Les analyses et les rapports sont également bien conçus, car monday.com est capable de collecter et de relier arithmétiquement les projets et les tâches connectés, de les organiser dans un tableur chronologique et de permettre aux utilisateurs de les trouver facilement en cas de besoin. À première vue, l’historique ne semble peut-être pas être le document le plus simple ou le plus facile à identifier, mais ses chiffres sont clairs, organisés et se traduisent instantanément en mesures exploitables. Cette feuille de calcul sera également mise à jour quotidiennement et ses données pourront être exportées vers des systèmes tiers sans aucun problème.

Monday.com gratuit

Pour rendre les choses encore plus agréables, monday.com est disponible à un prix raisonnable (les prix commencent à 39 dollars par mois, facturés annuellement), et équipé de puissantes capacités de recherche et d’un stockage illimité.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développera, monday.com vous permettra de passer sans problème à une version premium (Standard, Pro ou Entreprise) et d’acquérir certaines des fonctionnalités premium de la plateforme, un support prioritaire VIP, une sécurité irréprochable.

Vous pouvez également acheter des forfaits pour un plus grand nombre d’utilisateurs. Pour ceux qui souhaitent tester la plateforme avant de l’acheter, un essai gratuit est disponible.


Outil de gestion de projet #2. Trello

trello organisation tâches

Trello est très certainement l’outil gratuit de gestion le plus utilisé au monde. Entièrement gratuit, il est intuitif, simple d’utilisation et très pratique pour un travail en équipe.
Comme indiqué sur la homepage du site de Trello : “Trello est gratuit, souple et c’est un moyen visuel d’organiser ce que vous voulez avec qui vous voulez.”

Mode d’emploi de Trello

Chaque action que vous aller mener sera créée dans une carte, où vous pourrez décider quelles personnes seront incorporées à cette tâche, la date de deadline (allant jusqu’à l’heure précise).

Vous pouvez y ajouter une checklist où les intéressés pourront cocher les actions réalisées au fur et à mesure du projet, y ajouter des documents, des étiquettes pour les classer selon vos équipes ou projets, ou types d’actions etc..

Ces cartes sont ajoutées à des colonnes que vous pouvez organisez comme bon vous semble. Par exemple, chaque colonne représente une journée de votre semaine (une colonne LUNDI, une colonne mardi etc..) ou pour des projets à plus longs termes, créer ces colonnes pour un suivi organisé de vos projets; indiquant l’évolution des étapes de vos actions à mener:

– colonne 1 : ACTIONS A MENER
– colonne 2 : A FAIRE CETTE SEMAINE
– colonne 3 : A FAIRE AUJOURD’HUI
– colonne 4 : EN COURS
– colonne 5 : EN ATTENTE DE VALIDATION
– colonne 6 : FAIT

Bien sûr, cela n’est qu’un exemple. Vous pouvez vous organisez comme bon vous semble et ainsi le faire le plus simplement pour votre propre organisation de projets. Par exemple faire de chaque colonne un client si vous êtes freelancer :

– colonne 1 : Client A
– colonne 2 : Client B
– colonne 3 : Client C
– colonne 4 : Client D

ou en étant dans une entreprise multi-équipe :

– colonne 1 : Design
– colonne 2 : Marketing
– colonne 3 : Commercial

Vous avez compris.

Collaborez et partagez

Il est aussi facile aussi au fur de la réalisation de votre action, d’y ajouter des commentaires et taguer vos collègues, qui recevront une notification.

L’avantage ici est la l’utiliation de filtres, par personne, ou étiquette, permettant ici de visualiser seulelement l’ensemble des actions de ce filtrage. Car travailler sur plusieurs projets à la fois avec différentes équipes peut vite être un capharnaüm (sortez ce mot au Scrabble, et vous gagnez d’office!). Trello ici vous rend la vie facile.

Cet outil gratuit a vraiment pensé à tout pour optimiser votre organisation de projet. C’est l’outil le plus simple et il est gratuit! Alors pourquoi s’en priver?

Trello en freemium

Prix de Trello : Le forfait gratuit comprend un nombre illimité de cartes et d’utilisateurs, une Power-up par tableau et des pièces jointes jusqu’à 10 Mo ; la mise à niveau pour 9,99 €/utilisateur/mois (facturée annuellement) vers le forfait Business Class qui comprend des Power-Ups illimitées, des pièces jointes jusqu’à 250 Mo de taille et d’autres options de contrôle des droits granulaire.


Outil de gestion de projet #3. ToDoist

Chaque jour, nous avons des milliers de choses qui nous viennent en tête, et nous disons que nous pouvons nous en rappeler pour plus tard. Toujours plus d’actions à faire, prévues ou imprévues. On se dit toujours qu’on se le garde dans un coin de la tête jusqu’à ce moment où vous vous dites : “oh zut! J’avais ça à faire, comment j’ai pu zappé cela?”

La multiplicité des pensées et des actions à faire dans la vie quotidiennes, peuvent ici être de simples tâches comme arroser vos plantes, ou aller chez le dentiste ce soir à 17h (je vous dit cela car plusieurs fois cela m’est arrivé d’oublier d’aller à mes rendez-vous personnels, dernièrement le dentiste et c’est une galère de ravoir un rendez-vous…bref!).
Ces tâches à accomplir peuvent être une véritable galère à gérer si on s’organise mal ou voir pas du tout.

Todoist, mon héros

ToDoist va vous permettre premièrement de lister vos tâches à accomplir au quotidien et de deux vous éviter d’oublier bêtement des choses essentielles et ainsi vous rassurer.

Avant au bureau, j’avais mon petit agenda où je notais à la main mes actions à réaliser, mais avec les ratures à répétition, les coups de fluo, cela était vite illisible et ne donnait pas envie de le lire.
Depuis que j’utilise ToDoist, cela rend tout de suite plus lisible mes actions à réaliser et me rend aussi moins nerveux, allez savoir pourquoi.

Organisez vos tâches

Avec cet outil, vous pourrez organiser et diviser vos tâches, tout cela gratuitement.
Lors de la création de votre action, vous pourrez déterminer la récurrence de l’action (exemple: chaque vendredi), la priorité de celle-ci, pour quel projet, et même y intégrer d’autres personnes. La simplicité à l’état pur.

Utiliser cet outil vous permettra ainsi de voir vraiment vos tâches disparaître les unes après les autres en les cochant quand celles-ci sont terminées. Cela donne un sentiment de soulagement (je vous assure).

Petit conseil malin :

Quand vous avez des tâches à accomplir pour le lendemain, rien de mieux que de vous les noter le soir avant de partir du bureau, ayant encore les idées claires (enfin, plus ou moins claires selon l’heure), et vous n’oublierez en principe pas vos tâches à accomplir du lendemain.
Car avec la tête enfumée comme un saumon à 8h00 du matin, retrouver ce que vous aviez à faire du jour avant peut être pire qu’une épreuve de Fort Boyard.


Outil de gestion de projet #4. GanttProject

Connaissez-vous le diagramme de Gantt? Non? Je vous invite de suite à suivre ces lignes, c’est une véritable petite pépite dans le monde de la gestion de projet.

Le diagramme de Gantt est un outil de planification de tâches indispensable qui permet d’un simple coup d’oeil, visualiser les différentes tâches d’un projet et leur échéance.
Ainsi, on peut voir quand une tâche se termine et quand une autre suit, se superpose ou prend le relais pour la faire courte.. très courte.

Il permet également de mieux voir la répartition du travail des équipes si plusieurs équipes travaillent sur le même projet, et se savoir les ressources utilisées.

GanttProject est une application en Java qui vous permettra de créer simplement un diagramme de Gantt au format HTML et PDF et ainsi avoir un planning parfaitement structuré.

Bien que assez compliqué d’utilisation et ayant un support quasi-inexistant, il est l’outil le plus complet pour la création de diagramme de gantt. Besoin d’aide sur cet outil? Je vous conseille le forum de GanttProject.

Les Plus :
– Outil complet
– Possibilités illimitées avec cet outil
– Comprend des fonctions d’affectation des tâches et d’implémentation de jalons
– Fichier léger (seulement 14 Mo)
– Multi-plateformes : Mac, Linux, Windows

Le Moins :
– Assez Complexe
– Peu intuitif
– Nécessite d’installer Java
– Design un peu vieillot


Outil de gestion de projet #5. MacroGantt

Outil de diagramme de Gantt plus simple (mais moins complet)

Si vous recherchez un outil de création de diagramme GANTT simple pour des projets moins complexes, je vous conseille l’outil MACROGANTT.
Intuitif, esthétique, prise en main simple et développé sous Excel, vous pourrez créer de petits bijoux!
Seul bémol : pour des projets assez complexes, Macrogantt risque de manquer d’options et donc d’être vite bridé.


Outil de gestion de projet #6. ASANA

Vous cherchez un outil de gestion pour vos projets Agile? Asana est une solution en ligne de gestion de tâches collaborative.

A travers cette application en ligne gratuite, vous pourrez énumérer toutes vos étapes, et organisez tous les détails du projet, au même endroit.
Gain de temps, facilité et productivité sont maîtres dans l’organisation de projet. Eviter de se disperser, de s’emmêler les pinceaux, oublier des étapes ou des détails pourtant clés, faire attention au budget… pleins de point essentiels à respecter et d’autres comme cité, à ne pas commettre à tout prix.

Cette application gratuite va vous permettre de voir plus clair et ainsi éviter l’arrachage de cheveux.

Asana : simplicité et efficacité

Asana est un peu un mélange épuré entre Trello et Macrogantt. Il vous permet d’un côté de gérer vos tâches d’équipes, et de pouvoir slider vos tâches réalisées d’un tableau à l’autre lorsqu’une de ces actions est complétée.

De l’autre, Asana vous permet de créer une chronologie de vos tâches sous forme de calendrier, permettant ainsi, un peu sous le principe du diagramme de Gantt en simplifié, de voir exactement où vous en êtes dans le projet.


Par exemple, si un trou ou chevauchement d’actions est visible dans le calendrier, il est possible de penser à l’ajuster et ainsi l’optimiser.

L’intégration d’applications : le gros plus

Le gros avantage de la solution gratuite Asana est aussi l’intégration possible de plus de 100 applications, permettant ainsi une centralisation et unification (Outlook, Slack, Google Drive, Excel, Dropbox, Zapier, et même Trello !).

La version gratuite d’Asana est si complète que peu d’entreprises utilisent la version payante au final.

Je ne vous en dis pas plus, allez checker Asana, et remerciez-moi plus tard.


Outil de gestion de projet #7. Harvest

Dans toute entreprise, il est important de pouvoir savoir combien coûtent vraiment vos projets en termes de ressources, comment votre temps y est alloué, et combien ces projets vous rapportent.
Harvest vous y aide.

Le Time-Tracking : l’option qui fait plaisir

Cet outil utile et simple pour votre gestion de projet, vous permettra de répondre à ces interrogations.

Harvest permettant le suivi du temps par personne et par projet à travers le time tracking, vous aidera à calculer le temps passé sur les tâches du projet et les dépenses allouées et ainsi pouvoir connaître exactement le suivi de ce projet et de vos équipe.

Le gros plus de cet outil est la création de factures en ligne en fonction de votre temps et dépenses créées lors de ce projet, envoyées directement au client en ligne, avec la possibilité de récolter le paiement lui aussi en ligne.

Cela vous aidera à réduire les échanges chronophages et ainsi être rester focus et productif dans ce que vous saviez faire le mieux et dans la plus grande des facilités.


Outil de gestion de projet #8. BubblePlan

Cocoricoooo! BubblePlan est une solution en ligne Française. Si vous voulez faire travailler un partenaire Français, faites appel à leurs service.

Ayant un plan gratuit limité, cette application online vous appuyera sur tout ce qu’est l’optimisation de votre organisation, la modélisation de votre plan d’action et roadmaps, mais aussi le pilotage de vos projets, ainsi que l’optimisation de vos projets, que ce soit autour de vos tâches que de vos ressources.

Visuel, intuitif et facile d’utilisation, ce logiciel collaboratif de gestion de projet Français vous fera gagner du temps, seul ou en équipe.


Vous avez maintenant plusieurs outils pour gérer votre organisation et vos projets, seul ou en équipe, petite ou grande.

Lequel utilisez-vous déjà ou lequel allez-vous utiliser? Dites-le en commentaire.

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A très vite,
Aurélien


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